Inilah Cara Menulis Kepala Surat dan Contohnya yang Benar
paket-wisatabromo.com-Selamat berjumpa lagi. Salam sehat selalu. Salam bahasa Indonesia. Kita masih membahas jenis teks surat ya. Postingan kali ini berkaitan dengan cara menulis kepala surat. Kamu ingat kan bahasa kepala surat hanya ada di dalam surat dinas? Mari kita cintai negeri ini dengan belajar bahasa Indonesia.
Cara menulis kepala surat ini disajikan dengan Contohnya yang Benar. Hal ini agar kamu dapat pengetahuan dalam menulis surat. Khususnya, menulis kepala surat.
Materi cara menulis kepala surat ini tergolong aspek keterampilan yang harus kamu kuasai. Memiliki keterampilan menulis kepala surat akan menunjang keterampilan menulis surat dinas. Keterampilan ini merupakan tuntutan Kurikulum 2013.
Cara Menulis Kepala Surat dan Contohnya
Surat
Pengertian Surat Menurut KBBI Online
Surat adalah kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi maksudnya): ia menerima — dari ayahnya.
Selain itu, surat tergolong nomina atau kata benda yang berarti secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; kartu: — tanda anggota
Pengertian lain dari surat adalah sesuatu yang ditulis; yang tertulis; tulisan: ia menemukan batu yang ada –nya.
Surat Dinas
Surat Dinas adalah salah satu jenis surat resmi yang dibuat oleh sebuah lembaga atau instansi dengan tujuan untuk keperluan kedinasan.
Dengan kata lain, surat dinas ialah surat yang berisikan tentang permasalahan kedinasan yang umumnya dibuat oleh suatu lembaga atau instansi.
Isi surat dinas ditujukan untuk keperluan kedinasan baik pemerintah ataupun swasta. Umumnya isi surat dinas tersebut tentang urusan seperti pengumuman, pemberian izin dan lain sebagainya.
Jika ada surat yang dikirim dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas atau kegiatan dinas suatu lembaga atau instansi maka surat tersebut disebut dengan surat resmi.
Mengapa surat dinas disebut surat resmi karena penulisan surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa yang resmi.
Fungsi Surat Dinas
Surat merupakan media kumunikasi. Oleh karenanya, di dalam surat terdapat komunikator (pembuat surat), komunikan (orang yang dituju) dan pesan (isi/maksud surat).
Khususnya surat dinas, berfungsi sebagai media komunikasi suatu lembaga. Suatu lembaga mengemukakan ide, pesan, harapan, atau hal-hal lainnya kepada pihak lainnya.
Dengan demikian, surat memiliki fungsi yang sama dengan media-media komunikasi lainnya, seperti telepon, radio, televisi, ataupun internet.
Hanya saja dalam kaitannya dengan urusan kedinasan, surat memiliki peranan yang lebih penting bila dibandingkan dengan media-media komunikasi lainnya. Hal ini berdasarkan alasan-alasan berikut.
1. Surat berfungsi sebagai pedoman dalam bertugas atau dalam melaksanakan suatu kegiatan.
Pengurus suatu organisasi akan tenang menjabat apabila ia sudah mendapatkan surat keputusan (SK) pengangkatan.
Seorang pegawai akan leluasa bekerja dan akan lebih bertanggung jawab terhadap kebijakan-kebijakannya apabila atasannya sudah memberinya surat tugas, surat perintah, dan sejenisnya.
2. Surat dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis. Surat dapat dijadikan sumber legalitas dalam berbagai persengketaan, misalnya, surat perjanjian atau surat kuasa.
Bila seseorang melakukan pelanggaran hukum berkenan dengan suatu perjanjian atau penguasaan, maka surat itulah dapat menjadi saksi dan penjaminannya.
Dengan demikian, surat merupakan bukti hitam di atas putih yang sangat kuat status hukumnya.
3. Surat juga berguna sebagai sarana pengingat dan bukti historis akan berbagai aktivitas yang telah dijalankan lembaga.
4. Surat merupakan sarana untuk melacak hubungan kerja sama dengan pihak luar, misalnya, untuk mengetahui kebijakan-kebijakan penting yang telah diputuskan oleh seorang pimpinan, dapat dilacak melalui surat-surat yang telah dikeluarkan.
Dalam kepentingan inilah pentingnya penomoran surat. Berbagai kebijakan dan kerja sama dengan pihak luar dapat mudah diidentifikasi melalui nomor surat.
5. Surat juga merupakan cerminan atas profesionalisme dan kualitas sebuah lembaga.
Hal ini terutama akan tampak pada kelogisan isi surat, keteraturan dan kerapian dalam penyusunan, kualitas kertas dan pengetikan, struktur kalimat dan penggunaan kata dan istilah, serta penulisan ejaan dan tanda baca.
Karena itu, surat sering pula disebut sebagai wakil atau duta lembaga atau organisasi. Bonafid tidaknya sebuah lembaga, salah satunya dapat diketahui dari surat-surat yang dibuatnya.
Bagian-Bagian Surat Dinas
Ayo kamu amati sekali lagi dengan saksama format surat dinas yang memadai. Format surat dinas itu antara lain format setengah lurus b.
Format setengah luruf b inilah yang dilazimkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Selain itu, format inilah yang ditawarkan penggunaannya kepada khalayak di seluruh tanah air Indonesia.
Bagian-bagian surat yang ditawarkan penggunaannya itu berjumlah 16 bagian. Keenam belas bagian itu dijelaskan sebagai berikut.
1. Kepala Surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran Surat
5. Hal atau Perihal Surat
6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka
8. Paragraf Pembuka Surat
9. Paragraf Isi Surat
10. Paragraf Penutup Surat
11. Salam Penutup
12. Tanda Tangan
13. Nama Jelas Penanda Tangan
14. Jabatan Penanda Tangan
15. Tembusan Surat
16. Inisial
Pada kesempatan ini hanya bagian kepala surat saja yang menjadi fokus pembahasan. Di kesempatan lain, bagian-bagian surat lainnya akan dibahas juga.
Kepala surat
Kepala surat dapat juga disebut dengan kop surat. Letaknya selalu ada pada bagian paling atas dari surat dinas.
Dalam kepala surat yang lengkap biasanya tercantum dan sudah tercetak di dalam kertas suatu lembaga atau instansi.
Kepala surat biasanya memuat unsur-unsur berikut ini.
1. Nama Instansi atau Badan
2. Alamat Lengkap
3. Nomor Telepon
4. Nomor Kotak Pos
5. Alamat Kawat
6. Lambang Instansi atau Lembaga
7. Alamat Kantor Cabang
8. Nama Bank
9. Jenis Usaha
Jika instansi atau badan tersebut bergerak dalam bidang bisnis atau dunia usaha, maka dalam kepala surat tercantum unsur nomor 1 s.d. 9.
Jika instansi atau badan tersebut tidak bergerak dalam bidang bisnis atau dunia usaha, maka dalam kepala surat hanya tercantum unsur nomor 1 s.d. 6.
Cara Penulisan Kepala surat
1.Tulislah nama instansi atau nama badan yang bersangkutan dengan huruf kapital semua pada bagian atas kertas dengan sistem simetris atau sistem lurus.
2. Lambang atau logo departemen, lambang universitas, atau lambang instansi lain dicantumkan di sebelah kiri
3. Nama departemen atau nama instansi pusat dicetak pada baris pertama. Sedangkan nama unit organisasi ditulis pada baris kedua. Nama subunit organisasi ditulis pada baris ketiga.
Misalnya: direktorat jenderal, inspektorat jendral, badan penelitian dan pengembangan, kantor wilayah, universitas dicantumkan di bawah KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
4. Alamat instansi/organisasi ditulis lengkap termasuk nomor telepon, teleks, dan kode pos. Alamat instansi/organisasi dituliskan dengan huruf-huruf awal kata capital, kecuali kata tugas.
Bisa juga alamat instansi/organisasi ditulis dengan huruf kapital semuanya. Namun, ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama instansi/organisasi.
5. Unsur-Unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung. Kata “jalan” ditulis lengkap “Jalan,” tidak disingkat JL. atau jln.
6. Jika kantor tersebut memiliki nomor telepon, tuliskan kata “Telepon” lengkap dan tidak disingkat. Bukan ditulis “tilpon” “Telp” “Tilp.”
7. Kemudian nomor telepon tidak perlu diberi tanda baca titik karena bukan merupakan suatu jumlah. Misalnya: Telepon 085735108256,bukan Telpon 085.735.108.256.
8. Tuliskan kata “Kotak Pos jika kantor tersebut memilikinya. Bukan ditulis dengan “PO Box.”
Contoh Kepala Surat
1. Kepala surat untuk instansi atau badan yang bergerak dalam bidang bisnis atau dunia usaha
Kepala surat di atas merupakan kepala surat yang digunakan di dalam usaha dagang atau bisnis.
Seharusnya terdapat sembilan unsur di dalam kepala surat dagang/bisnis. Unsur-unsur itu antara lain: nama instansi atau badan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, lambang instansi atau lembaga, alamat kantor cabang, nama bank, dan jenis usaha.
Namun, di dalam kepala surat di atas tampaknya tidak semua unsur dimiliki oleh badan tersebut.
Di dalam kepala surat di atas hanya ada unsur berikut ini.
a. Nama badan, yaitu P. T. Parasu Ramayana Mobil
b. Jenis usaha, yakni : Jual Beli Mobil Bekas
c. Alamat Lembaga, yaitu Jalan Rambate Raya, Labuan Udik, Jakarta Timur
d. Kotak Pos : 217
e. Telepon : 085735108256
f. Teleks : 56789
g. Logo atau Lembaga P.T. Parasu Ramayana Mobil adalah berupa huruf R yang ditulis dengan huruf miring.
Untuk unsur nama bank dan kantor cabang tidak tercantum di dalam kepala surat tersebut. Kemungkinan P.T. tersebut belum memiliki kantor cabang. Sedangkan untuk nama bank mungkin sengaja tidak dicantumkan karena untuk menjaga keamanan atau privasi.
2. Kepala Surat Untuk Instansi atau lembaga
Kepala surat di atas merupakan kepala surat yang digunakan di dalam lembaga atau instansi yang bukan merupakan usaha dagang atau bisnis.
Seharusnya terdapat enam unsur yang ada di dalam kepala surat non-dagang/bisnis. Unsur-unsur itu antara lain: nama instansi atau badan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, dan lambang instansi atau lembaga.
Di dalam kepala surat di atas terdapat semua unsur yang seharusnya dimuat dalam kepala surat sebuah instansi/lembaga.
Di dalam kepala surat di atas terdapat unsur berikut ini.
1. Nama Instansi pusat: KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Nama Instansi pusat ini ditulis pada baris pertama.
2. Nama unit organisasi, yakni PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
Nama unit organisasi ditulis pada baris kedua dengan ukuran font lebih kecil
dari penulisan nama instansi pusat.
3. Alamat Lengkap dalam kepala surat tersebut adalah Jalan Daksinapati IV,
Rawamangun, Jakarta 13220
4. Nomor Kotak Pos, yakni Kotak Pos 2625
5. Nomor Telepon, yaitu 4896558
6. Lambang Instansi atau Lembaga, yakin lambang Tut Wuri Handayani
Unsur-unsur kepala surat di atas cukup lengkap. hal ini sudah memenuhi semua kriteria yang seharusnya ada di dalam kepala surat sebuah instansi atau lembaga.
Untuk unsur alamat kantor cabang, nama bank, dan jenis usaha tidak terdapat di dalam kepala surat di atas karena bukan kepala surat dagang atau bisnis.
Baca: Inilah Format Surat Dinas yang Perlu Kamu Ketahui
Demikianlah pembahasan mengenai cara menulis kepala surat dan contohnya yang benar. Semoga bermanfaat.