Bagaimanakah Cara Menulis Kepala Surat dan Contohnya yang Benar?
paket-wisatabromo.com-Bagaimanakah cara menulis kepala surat dan contohnya yang benar? Jawaban yang tepat atas pertanyaan tersebut tersaji berikut ini.
Bagaimanakah Cara Menulis Kepala Surat dan Contohnya yang Benar?
Menulis Kepala surat
Kepala surat dapat juga disebut dengan kop surat. Letaknya selalu ada pada bagian paling atas dari surat dinas.
Dalam kepala surat yang lengkap biasanya tercantum dan sudah tercetak di dalam kertas suatu lembaga atau instansi.
Kepala surat biasanya memuat unsur-unsur berikut ini.
1. Nama Instansi atau Badan
2. Alamat Lengkap
3. Nomor Telepon
4. Nomor Kotak Pos
5. Alamat Kawat
6. Lambang Instansi atau Lembaga
7. Alamat Kantor Cabang
8. Nama Bank
9. Jenis Usaha
Jika instansi atau badan tersebut bergerak dalam bidang bisnis atau dunia usaha, maka dalam kepala surat tercantum unsur nomor 1 s.d. 9.
Jika instansi atau badan tersebut tidak bergerak dalam bidang bisnis atau dunia usaha, maka dalam kepala surat hanya tercantum unsur nomor 1 s.d. 6.
Cara Menulis Kepala surat
1. Tulislah nama instansi atau nama badan yang bersangkutan dengan huruf kapital semua pada bagian atas kertas dengan sistem simetris atau sistem lurus.
2. Lambang atau logo departemen, lambang universitas, atau lambang instansi lain dicantumkan di sebelah kiri
3. Nama departemen atau nama instansi pusat dicetak pada baris pertama. Sedangkan nama unit organisasi ditulis pada baris kedua. Nama subunit organisasi ditulis pada baris ketiga.
Misalnya: direktorat jenderal, inspektorat jendral, badan penelitian dan pengembangan, kantor wilayah, universitas dicantumkan di bawah KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
4. Alamat instansi/organisasi ditulis lengkap termasuk nomor telepon, teleks, dan kode pos. Alamat instansi/organisasi dituliskan dengan huruf-huruf awal kata capital, kecuali kata tugas.
Bisa juga alamat instansi/organisasi ditulis dengan huruf kapital semuanya. Namun, ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama instansi/organisasi.
5. Unsur-Unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung. Kata “jalan” ditulis lengkap “Jalan,” tidak disingkat JL. atau jln.
6. Jika kantor tersebut memiliki nomor telepon, tuliskan kata “Telepon” lengkap dan tidak disingkat. Bukan ditulis “tilpon” “Telp” “Tilp.”
7. Kemudian nomor telepon tidak perlu diberi tanda baca titik karena bukan merupakan suatu jumlah. Misalnya: Telepon 085735108256,bukan Telpon 085.735.108.256.
8. Tuliskan kata “Kotak Pos jika kantor tersebut memilikinya. Bukan ditulis dengan “PO Box.”
Contoh Kepala Surat dan Pembahasannya
A. Kepala surat untuk instansi atau badan yang bergerak dalam bidang bisnis atau dunia usaha
Kepala surat di atas merupakan kepala surat yang digunakan di dalam usaha dagang atau bisnis.
Seharusnya terdapat sembilan unsur di dalam kepala surat dagang/bisnis. Unsur-unsur itu antara lain: nama instansi atau badan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, lambang instansi atau lembaga, alamat kantor cabang, nama bank, dan jenis usaha.
Namun, di dalam kepala surat di atas tampaknya tidak semua unsur dimiliki oleh badan tersebut.
Di dalam kepala surat di atas hanya ada unsur berikut ini.
1. Nama badan, yaitu P. T. Parasu Ramayana Mobil
2. Jenis usaha, yakni : Jual Beli Mobil Bekas
3. Alamat Lembaga, yaitu Jalan Rambate Raya, Labuan Udik, Jakarta Timur
4. Kotak Pos : 217
5. Telepon : 085735108256
6. Teleks : 56789
7. Logo atau Lembaga P.T. Parasu Ramayana Mobil adalah berupa huruf R yang ditulis dengan huruf miring.
Untuk unsur nama bank dan kantor cabang tidak tercantum di dalam kepala surat tersebut. Kemungkinan P.T. tersebut belum memiliki kantor cabang.
Sedangkan untuk nama bank mungkin sengaja tidak dicantumkan karena untuk menjaga keamanan atau privasi.
B. Kepala Surat Untuk Instansi atau lembaga
Kepala surat di atas merupakan kepala surat yang digunakan di dalam lembaga atau instansi yang bukan merupakan usaha dagang atau bisnis.
Seharusnya terdapat enam unsur yang ada di dalam kepala surat non-dagang/bisnis. Unsur-unsur itu antara lain: nama instansi atau badan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, dan lambang instansi atau lembaga.
Di dalam kepala surat di atas terdapat semua unsur yang seharusnya dimuat dalam kepala surat sebuah instansi/lembaga.
Di dalam kepala surat di atas terdapat unsur berikut ini.
1. Nama Instansi pusat: KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Nama Instansi pusat ini ditulis pada baris pertama.
2. Nama unit organisasi, yakni PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
Nama unit organisasi ditulis pada baris kedua dengan ukuran font lebih kecil dari penulisan nama instansi pusat.
3. Alamat Lengkap dalam kepala surat tersebut adalah Jalan Daksinapati IV,
Rawamangun, Jakarta 13220
4. Nomor Kotak Pos, yakni Kotak Pos 2625
5. Nomor Telepon, yaitu 4896558
6. Lambang Instansi atau Lembaga, yakin lambang Tut Wuri Handayani
Unsur-unsur kepala surat di atas cukup lengkap. hal ini sudah memenuhi semua kriteria yang seharusnya ada di dalam kepala surat sebuah instansi atau lembaga.
Untuk unsur alamat kantor cabang, nama bank, dan jenis usaha tidak terdapat di dalam kepala surat di atas karena bukan kepala surat dagang atau bisnis.
Baca:
- Jelaskan Jenis Teks pada Buku Bahasa Indonesia SMP MTs Kelas 7 Kurikulum Merdeka!
- Sebutkan Format Surat Dinas dan Contohnya yang Kamu Ketahui!
Demikianlah jawaban yang tepat atas pertanyaan mengenai bagaimanakah menulis kepala surat? Semoga bermanfaat.