Sebutkan Bagian Surat Dinas dan Jelaskan Cara Menuliskannya!

Sebutkan Bagian Surat Dinas dan Jelaskan Cara Menuliskannya!

paket-wisatabromo.com – Sebutkan Bagian Surat Dinas dan Jelaskan Cara Menuliskannya! Jawabannya sebagai berikut.

Bagian-bagian Surat Dinas dan Cara Menuliskannya

1. Kepala Surat

2. Tanggal Surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran

5. Hal atau Perihal Surat

6. Alamat Tujuan

7. Salam Pembuka

8. Isi

9. Salam Penutup

10. Pengirim Surat

11. Tembusan

12. Inisial

Kepala Surat

a. Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang, nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor faksimile, alamat e-mail (jika ada).

b. Nama instansi, kata jalan, kata telepon, kata facsimile dan kata kotak pos jangan disingkat.

c. Jangan digunakan bentuk p.o. box untuk menuliskan kotak pos.
d. Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua.

e. Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor, misalnya telepon.

Tanggal Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

a. Kata tanggal tidak perlu ditulis.
b. Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat.
c. Angka tahun ditulis lengkap.
d. Nama bulan ditulis dengan huruf (Januari, Februari, Maret, November, Desember).

e. Penulisan nama bulan jangan disingkat (Jan., Feb., Agust., Sept., Okt., Nov., Des., dst.)
f. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
g. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah.

Contoh Penulisan Tanggal Surat yang benar dan yang salah

1. 5 – 11 – 2020 (salah)
2. 5 Nov. 2020 (salah)
3. 5 November ’14 (salah)
4. 5 November 2020 (benar)
5. 20 Februari 2020 (benar)
6. 20 November 2020 (benar)

Nomor Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat.
a. Kata yang harus digunakan ialah nomor bukan nomer.
b. Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital.

c. Singkatan kata nomor adalah no. (dalam penggunaannya No.)
d. Angka tahun ditulis lengkap.
e. Kata nomor diikuti tanda titik dua.

f. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
g. Baris itu tidak perlu digarisbawahi.
h. Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan.
Contoh
• Nomor: 377/I.13.FBS/’14
• Nomor: 377/I.13.FBS/2020
• No.: 377/I.13.FBS/’14
• Nomor: 377/I.13.FBS/2020

Lampiran Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut.

a. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
b. Singkatannya adalah Lamp.
c. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf.
d. Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran, kata lampiran tidak ditulis.

e. Pada akhir baris-baris tidak dibubuhkan tanda titik.
f. Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah.
g. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.
h. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.
Contoh
1. Lampiran: 5 (lima) lembar
2. Lampiran: Dua (2) berkas
3. Lampiran: 4 bendel
4. Lampiran: Lima lembar
5. Lampiran: Dua berkas
6. Lampiran: Empat bendel

Hal Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut.

a. Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital.
b. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat, tetapi jelas.

c. Satuan yang digunakan berkategori nomina.
d. Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas.

e. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah.
f. Spasinya jangan dijarang-jarangkan.

Contoh
1. Hal: Permohonan Narasumber
2. Hal: Memohon Izin Menggunakan Ruang
3. Hal: Melelangkan barang
4. Hal: Permohonan narasumber
5. Hal: Permohonan izin penggunaan ruang
6. Hal: Pelelangan barang

Alamat Tujuan

Alamat Luar: alamat pada sampul surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar surat ialah sebagai berikut.

a. Satuan yang terhormat disingkat Yth.
b. Kata kepada tidak perlu dicantumkan.

c. Sapaan ibu, bapak, saudara dapat digunakan jika diikuti nama orang dan huruf awal sapaan-sapaan tersebut ditulis dengan huruf kapital.

d. Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang.
e. Jika jabatan seseorang dicantumkan, kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada kerancuan penulisan.

f. Kata jalan jangan disingkat.
g. Kata nomor yang lazim disingkat No. untuk nomor rumah atau bangunan tidak perlu dituliskan karena mubazir jika ditulis.

h. Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota.
i. Akhir baris-baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik.
j. Spasi baris-baris itu jangan dijarang-jarangkan.

Contoh salah:
Yth.
Kepala Balai Penelitian Bahasa
Jalan I Dewa Nyoman Oka No. 34
Yogyakarta 55224

Kepada Yth.
Kapten Anggit Hadi Prasaja
Jalan Barondong Garing 6.
Bandungan, SEMARANG 77669

Contoh benar:
Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa
Jalan I Dewa Nyoman Oka 34
Yogyakarta 55224

Yth. Kapten Anggit Hadi Prasaja
Jalan Barondong Garing 6
Bandungan, Semarang 77669

Alamat Dalam Surat

Fungsi Alamat Dalam

Bagi pengirim:

untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu pemroses surat memasukkan surat ke dalam amplop

Bagi penerima:

sebagai alat control bahwa dirinya yang berhak menerima surat
Penulisannya:
dapat seperti alamat luar atau dengan tidak mencantumkan nama jalan dan nomor rumah

Contoh
Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa
Jalan I Dewa Nyoman Oka 34
Yogyakarta 55224

atau

Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa
di Yogyakarta

Yth. Kepala Kantor Wilayah
Departemen Pendidikan Nasional
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta
Jalan Cendana 9, Yogyakarta 55166

atau

Yth. Kepala Kantor Wilayah
Departemen Pendidikan Nasional
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta
di Yogyakarta

Salam Pembuka

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam pembuka.
a. Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam
b. Pembuka adalah dengan hormat.
a. Penulisannya diikuti dengan tanda koma.
b. Huruf awal pada kata dengan ditulis dengan huruf kapital.
Contoh:
Dengan hormat,
Assalamualaikum w.w.,

Isi Surat
Alinea Pembuka

a. Dengan ini kami beritahukan bahwa surat saudara no. 079/B.11/14 tertanggal 5 November 2020 telah kami terima.

b. Bersama ini kami haturkan bahwa surat Saudara nomor 112/A.05/14 tertanggal 5 September 2020 telah kami terima.

c. 1a. Dengan surat ini kami beritahukan bahwa surat Saudara No. 079/B.11/2020 tanggal 5 November 2020 telah kami terima.

d. 2a. Dengan surat ini kami beritahukan bahwa surat Saudara Nomor 112/A.05/2020 tanggal 5 September 2020 telah kami terima.

Alinea Isi

Beberapa penghubung antaralinea yang biasa digunakan dalam surat dinas.

a. Berhubungan dengan hal tersebut di atas, …
b. Berkaitan dengan hal tersebut di atas, …
c. Berkenaan dengan hal tersebut di atas, …
d. Bertalian dengan hal tersebut di atas, …

Alinea Penutup

a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
c. Tugas tersebut di atas harap dilaksanakan dengan baik.
d. Surat keterangan ini dibuat untuk pencairan kredit.
e. Atas bantuan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Baca:

Salam Penutup

Pada umumnya, Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat.

Salam penutup ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.

Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,

Tanda Tangan

Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Untuk surat-surat dinas diIndonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penandakeresmian.

Nama, Jabatan, dan NIP

Biasanya, nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas dan di bawah tanda tangan tepatnya sejajar di bawah salam penutup.

Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital.

Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung atau digarisbawahi. NIP dapat juga disertakan di bawah nama penanda tangan surat.

Tembusan

Tembusan berfungsi memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan.

Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan kata tembusan tidak perlu dicantumkan.

Jika penerima tembusan lebih dari satu pencatumannya disertai nomor urut.

Misalnya:

Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
2. Kepala Biro Organisasi
3. Kepala Biro Keuangan

Contoh yang salah
Tembusan:
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4. Arsip.

Inisial

Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat.

Manfaat Inisial adalah untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat.

Jika terjadi kekeliruan dalam surat itu pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki.

Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).

Misalnya:
AM/ra

Demikian jawaban atas pertanyaan: Sebutkan Bagian Surat Dinas dan Jelaskan Cara Menuliskannya! Semoga permanfaat.

Leave a Reply

Your email address will not be published.