Surat Dinas : Pengertian, Syarat, Fungsi, Jenis Surat Dinas yang Tepat

Surat Dinas : Pengertian, Syarat, Fungsi, Jenis Surat Dinas yang Tepat

paket-wisatabromo.com – Pengertian surat dinas adalah sebuah surat resmi rule dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga, baik itu lembaga pemerintah maupun swasta dengan tujuan untuk keperluan dinas, atau dengan kata lain surat dinas adalah surat resmi yang berisikan permasalahan kedinasan.

Pengertian Surat Dinas

Adalah salah satu jenis surat resmi yang dibuat oleh sebuah lembaga atau instansi dengan tujuan untuk keperluan kedinasan.

Dengan kata lain, Surat dinas ialah surat yang berisikan tentang permasalahan kedinasan yang umumnya dibuat oleh suatu lembaga atau instansi.

Isi surat ini ditujukan untuk keperluan kedinasan baik pemerintah ataupun swasta. Umumnya isi tersebut tentang urusan seperti pengumuman, pemberian izin dan lain sebagainya.

Jika ada surat yang dikirim dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas atau kegiatan dinas suatu lembaga atau instansi maka surat tersebut disebut dengan surat resmi.

Mengapa surat dinas disebut surat resmi karena penulisan surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa yang resmi.

Syarat Surat Dinas

Adapun syarat syarat dalam penulisannya diantaranya yaitu

1. Format penulisan harus teratur sesuai dengan format surat yang benar.

2. Isinya harus langsung pada inti yang akan disampaikan atau dengan kata lain tidak terlalu panjang.

3. Bahasa yang digunakan yaitu bahasa resmi, sopan dan mudah dimengerti penerima surat.

4. Harus menggambarkan citra dari lembaga atau instansi yang membuat surat.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Ciri ciri atau karakteristiknya diantaranya yaitu:

1. Ada kop surat dan nama lembaga dan instansi.

2. Terdapat nomer surat dan juga lampiran.

3. Adanya salam pembuka dan salam penutup.

4. Menggunakan bahasa yang resmi.

Ada stempel lembaga atau instansi pada surat.

Fungsi

Surat merupakan media kumunikasi. Oleh karenanya, di dalam surat terdapat komunikator (pembuat surat), komunikan (orang yang dituju) dan pesan (isi/maksud surat).

Khususnya surat ini berfungsi sebagai media komunikasi suatu lembaga. Suatu lembaga mengemukakan ide, pesan, harapan, atau hal-hal lainnya kepada pihak lainnya.

Dengan demikian, surat memiliki fungsi yang sama dengan media-media komunikasi lainnya, seperti telepon, radio, televisi, ataupun internet.

Hanya saja dalam kaitannya dengan urusan kedinasan, surat memiliki peranan yang lebih penting bila dibandingkan dengan media-media komunikasi lainnya. Hal ini berdasarkan alasan-alasan berikut.

1. Surat berfungsi sebagai pedoman dalam bertugas atau dalam melaksanakan suatu kegiatan.

Pengurus suatu organisasi akan tenang menjabat apabila ia sudah mendapatkan surat keputusan (SK) pengangkatan.

Seorang pegawai akan leluasa bekerja dan akan lebih bertanggung jawab terhadap kebijakan-kebijakannya apabila atasannya sudah memberinya surat tugas, surat perintah, dan sejenisnya.

2. Surat dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis.

Surat dapat dijadikan sumber legalitas dalam berbagai persengketaan, misalnya, surat perjanjian atau surat kuasa.

Bila seseorang melakukan pelanggaran hukum berkenan dengan suatu perjanjian atau penguasaan, maka surat itulah dapat menjadi saksi dan penjaminannya.

Dengan demikian, surat merupakan bukti hitam di atas putih yang sangat kuat status hukumnya.

3. Surat juga berguna sebagai sarana pengingat dan bukti historis akan berbagai aktivitas yang telah dijalankan lembaga.

Surat merupakan sarana untuk melacak hubungan kerja sama dengan pihak luar, misalnya, untuk mengetahui kebijakan-kebijakan penting yang telah diputuskan oleh seorang pimpinan, dapat dilacak melalui surat-surat yang telah dikeluarkan.

Dalam kepentingan inilah pentingnya penomoran surat. Berbagai kebijakan dan kerja sama dengan pihak luar dapat mudah diidentifikasi melalui nomor surat.

4. Surat juga merupakan cerminan atas profesionalisme dan kualitas sebuah lembaga.

Hal ini terutama akan tampak pada kelogisan isi surat, keteraturan dan kerapian dalam penyusunan, kualitas kertas dan pengetikan, struktur kalimat dan penggunaan kata dan istilah, serta penulisan ejaan dan tanda baca.

Karena itu, surat sering pula disebut sebagai wakil atau duta lembaga atau organisasi. Bonafid tidaknya sebuah lembaga, salah satunya dapat diketahui dari surat-surat yang dibuatnya.

Baca:

Jenis-Jenis

Secara umum, ada 10 macam surat dinas diantaranya yaitu:

Surat Pemberitahuan

Pertama, Surat pemberitahuan, yaitu jenis surat yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui.

Surat Kuasa

Kedua, Surat Kuasa, yaitu suratyang berisi tentang pelimpahan kekuasaan dari pejabat kepada pejabat lain yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberikan kuasa tersebut karena orang yang memberikan kuasa tidak dapat melakukan sendiri.

Surat Undangan

Ketiga, Surat Undangan, yaitu surat yang berisi tentang pemberitahuan yang bersifat mengharap kehadiran seseorang atau kelompok agar berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.

Surat Memo

Keempat, Surat Memo atau Nota Dinas, yaitu jenis surat khusus yang digunakan secara intern dalam suatu lembaga atau instansi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.

Surat Keterangan

Kelima, Surat Keterangan, yaitu jenis surat yang digunakan untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau suatu hal tertentu.

Surat Pengantar

Keenam, Surat Pengantar, yaitu jenis surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu dengan tujuan agar orang yag menerima mengetahui tujuan sesuatu yang diterimanya.

Surat Edaran

Ketujuh, Surat Edaran, yaitu jenis surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang suatu yang ditujukan pada beberapa orang atau banyak pihak.

Surat Instruksi

Kedelapan, Surat Instruksi, yaitu jenis surat yang berisi perintah dan petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijakan pimpinan.

Surat Tugas

Kesembilan Surat Tugas, yaitu jenis surat yang datang dari pihak yang memiliki posisi lebih tinggi kepada seseorang atau kelompok bawahannya untuk melaksanakan tugas tertentu.

Surat Perintah

Kesepuluh, Surat Perintah, yaitu jenis surat yang dikeluarkan suatu instansi yang berada pada posisi yang lebih tinggi ke instansi yang lebih rendah agar instansi tersebut bisa melakukan dan tidak melakukan sesuatu sebagaimana yang telah dijelaskan dalam surat tersebut.

Demikianlah pembahasan mengenai Pengertian Surat Dinas: Syarat, Ciri, Fungsi, Jenis, Contoh Surat Dinas yang Tepat. Semoga bermanfaat.