Cara Menulis Surat Dinas dengan Mudah dan Efektif

Cara Menulis Surat Dinas dengan Mudah dan Efektif

paket-wisatabromo.com – Cara menulis surat dinas tidaklah sulit. Pada kesempatan kali ini akan dibahas mengenai cara menulis surat dinas dengan mudah dan efektif.

Dalam penulisan surat dinas biasanya menggunakan bahasa baku. Ada beberapa syarat dan kaidah yang harus dipenuhi dalam membuat surat dinas diantaranya menggunakan bahasa resmi yaitu bahasa Indonesia yang memiliki ejaan yang berlaku.

Sedangkan untuk format surat dinas juga memiliki peraturan khusus diantaranya harus mengandung kepala surat atau kop surat, nomor surat, hal, lampiran jika ada, tanggal pembuatan surat, alamat yang dituju serta salam pembuka dan penutup.

Cara menulis surat dinas antara lain sampaikanlah maksud dari surat tersebut dibuat. Tulislah surat dinas dengan singkat dan jelas agar memudahkan pembacanya menangkap pesan penting yang ingin disampaikan.

Dalam menulis surat dinas, tulislah menggunakan bahasa yang baik dan benar. Format penulisan tersusun rapi dengan bahasa yang jelas. Lengkapi dengan data-data pendukung yang sesuai dengan maksud surat dinas.

Selanjutnya, pahamilah struktur teks surat dinas juga kaidah bahasa surat dinas maka dengan memahami semua itu, akan memudahkan kalian untuk menyusun atau menulis surat dinas.

Baca:

Kriteria Surat Dinas yang baik

  1. Bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat.
  2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.
  3. Disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.
  4. Mencerminkan sikap yang adab dan sopan.
  5. Bersih dan rapi.

Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat dinas.

Kop Surat

Ini merupakan bagian awal dan teratas dari surat dinas. Memiliki fungsi menjelaskan dari mana instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Bentuk kop surat sendiri bermacam-macam namun biasanya terdiri dari logo instansi, alamat instansi, no telpon, dan nama instansi.

Tanggal Surat

Ketika membuat suatu surat maka jangan lupa untuk mencantumkan tanggal. Karena dengan adanya tanggal kita menjadi paham kapan waktu surat ini dikeluarkan.

Nomor Surat

Pemberian nomor surat tentu menjadi hal yang wajib bagi sebuah instansi. Dengan adanya nomor surat bagian administrasi pun dapat mudah menyusun pengarsipan dari surat itu sendiri.

Perihal

Perihal menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan keluarnya surat tersebut.

Alamat

Alamat penerima surat perlu dicantumkan dalam surat dinas. Info ini berguna untuk orang yang mengirimkan surat dan bermanfaat untuk menjadikan surat itu telihat lebih resmi.

Lampiran

Lampiran berisi mengenai berkas atau ada informasi tambahan yang disampaikan dalam sebuah surat. Biasanya lampiran ini menjadi alat kelengkapan dalam surat dinas, dimana pada halaman utama tidak dapat memuat mengenai isi lampiran.

Salam Pembuka

Seperti juga surat lainnya dalam penulisan surat dinas juga wajib menggunakan salam pembuka yang formal. Dengan salam pembuka yang formal membuat surat terlihat lebih resmi.

Isi Surat

Jelaskan secara detail, singkat dan padat mengenai maksud dan tujuan pembuatan surat. Usahakan tidak bertele-tele dalam menulis isi dari surat dinas.

Salam Penutup

Tak lupa bagian salam penutup sebagai bagian akhir surat. Sama seperti salam pembuka, gunakanlah salam penutup yang bisa diakses oleh semua orang.

Nama dan Stempel

Nama pejabat yang berwenang mengeluarkan surat dan stempel instansi penerbit surat juga penting untuk dicantumkan dalam surat dinas.

Tembusan

Ada pihak lain yang perlu mendapatkan informasi mengenai surat dinas yang kita buat. Maka perlu dibuatkan tembusan.

Langkah-langkah menulis surat dinas

  • Siapkan dan rencanakan pembuatan surat dengan baik
  • Tetapkan masalah yang akan dikemukakan.
  • Tentukan pokok-pokok yang hendak disusun.
  • Gunakan bahan atau data.
  • Tetapkan siapa yang akan dikirimi surat.
  • Tentukan siapa yang menjadi pengirim surat (bila surat ini ditulis atas nama lembaga/ perusahaan).
  • Gunakan kelengkapan yang memadai.
  • Garap pokok persoalan itu satu per satu dengan menggunakan Bahasa yang jelas dan mudah dimengerti.

Contoh

Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMP Purnama

Jalan Purnamasari 1 Kabupaten Semarang

Nomor   : 022/02/OSIS/2019                                                                                      27 Februari 2019

Perihal   : Undangan Rapat OSIS

 

Yth. Pengurus OSIS

Di Tempat

Assalamualaikum Wr. Wb.

Salam sejahtera untuk kita semua. Semoga kita senanatiasa dilimpahkan rahmat dan keberkahan dari Tuhan Yang Maha Esa.

Sehubungan dengan acara karya wisata murid kelas VII yang akan diselenggarakan dalam waktu dekat, dengan ini kami mengundang pengurus OSIS untuk melaksanakan rapat pembahasan persiapan acara tersebut sekaligus pembentukkan panitia. Rapat tersebut akan dilaksanakan pada:

hari, tanggal: Sabtu, 30 Maret 2019

waktu           : Pukul 13.00–14.30 WIB

tempat         : Kantor OSIS SMP Purnama

Demikian surat undangan ini kami buat. Kami berharap seluruh pengurus OSIS dapat menghadiri rapat tersebut dengan tepat waktu. Atas perhatian pengurus OSIS, kami mengucapkan terima kasih.

                                             Sekretaris                                                        Ketua OSIS

 

Hesinawati                                                      Agustapta

Demikian pembahasan mengenai cara menulis surat dinas yang mudah dan efektif. Semoga bermanfaat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *