Struktur Teks Surat Dinas Beserta Penjelasannya yang Tepat

Struktur Teks Surat Dinas Beserta Penjelasannya yang Tepat

paket-wisatabromo.com – Struktur Teks Surat Dinas biasanya disebut dengan bagian-bagian surat. Bagian-bagian surat itu akan membentuk satu kesatuan sehingga membentuk satu tubuh surat yang utuh.

Surat memiliki struktur teks tersendiri yang berbeda dengan jenis teks lainnya.  Sebagaimana yang tampak pada contoh sebelumnya bahwa dalam surat terdapat tempat dan tanggal penulisan surat, alamat surat, salam pembuka, dan nama pengirim. Di samping itu, tentu saja isinya yang meliputi alinea pembuka, alinea pokok, dan alinea penutup.

Struktur teks surat itu cukup bervariasi bergantung pada jenis teks suratnya. Misalnya, surat dinas jauh lebih lengkap daripada surat pribadi. Ada unsur-unsur di dalam surat dinas yang tidak ada di dalam surat pribadi.

Struktur Teks Surat Dinas

Kepala surat

Selalu terletak di bagian atas isi surat. Kepala surat biasanya memuat hal-hal berikut: nama instansi, lambang atau logo instansi, alamat, nomor telepon, nomor faksimile atausurel (e-mail). Nama tersebut mengacu pada induk organisasi serta pada kop surat terdapat ciri khas organisasi tersebut.

Nomor surat

Berisikan urutan nomor surat yang bersangkutan. Selain itu, dalam nomor surat tercantum pula kode surat, angka serta tahun surat itu dibuat.

Tanggal surat

Menunjukkan waktu pembuatan surat itu. Dalam tanggal surat tercantum tanggal, bulan, dan tahun. Selain itu, pada surat yang tidak berkepala, tercantum pula nama tempat. Namun, apabila sudah tercantum dalam kepala surat, nama tempat tidak perlu dituliskan lagi.

Lampiran

Berfungsi sebagai penerang bahwa dalam surat itu terdapat bahan-bahan tertulis yang disertakan. Perihal menyatakan masalah inti yang dikemukakan dalam suatu surat. Dalam karang-mengarang, perihal surat dapat disamakan dengan tema ataupun judul.

Alamat surat
  • Tidak perlu menggunakan kata “kepada”
  • Nama dituju tidak perlu menggunakan kata ‘bapak’ atau kata sapaan lainnya yang tidak diikuti nama diri.
  • Jabatan tidak boleh menggunakan jenis kelamin seperti Bapak atau Ibu.
  • Alamat disarankan tidak lebih dari tiga baris.
  • Tulisan “Jalan” pada alamat tidak boleh disingkat.
  • Di akhir penulisan alamat surat atau di masing-masing akhir baris tidak perlu menggunakan tanda titik.
Salam pembuka

Pada umumnya berupa kata-kata atau kalimat sapaan. Fungsinya sebagai penghormatan terhadap pihak yang terkirim.

Isi Surat

Secara garis besar, isi surat terdiri atas tiga bagian, yakni alinea pembuka, alinea pokok, dan alinea penutup.

Alinea pembuka biasanya tidak lebih dari satu kalimat. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar maksud atau isi pokok surat. Karena fungsinya sebagai pengantar, tentu saja, rumusan alinea pembuka harus disesuaikan dengan isi surat itu.Contoh:

a)Dengan surat ini kami beritahukan bahwa….

b)Dengan ini saya mohon bantuan Bapak untuk….

c)Bersama ini saya kirimkan… untuk….

d)Setelah membaca surat Ibu, Nomor …, dengan ini saya….

e)Membalas surat Ibu tanggal….

f)Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… Nomor….

g)Menyusul surat kami tanggal…., dengan ini kami beritahukan bahwa….

h)Dengan sangat menyesalkami sampaikan kepada Bapak bahwa….

i)Sesuai dengan keputusan …, dengan ini saya putuskan bahwa….

Baca:

Alinea pokok merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat. Hal-hal yang penting diperhatikan dalam penulisannya adalah sebagai berikut.

  • Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
  • Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.
  • Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap Alinea mewakili satu gagasan utama.
  • Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim.
  • Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum ada padananya dalam Bahasa Indonesia.
  • Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.

Alinea Penutup

sesuai dengan namanya, alinea penutup merupakan pernyataan akhir dari maksud-maksud yang telah dikemukakan penulis dalam suratnya itu. Alinea penutup dapat berisikan ucapan terima kasih, harapan, doa, dan sebagainya. Contoh:

  • Atas bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.
  • Kami akhiri surat ini dengan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini.
  • Sekian laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
  • Semoga laporan ini dapat membantu Bapak. Terima kasih saya ucapkan atas perhatian Bapak.
  • Tugas di atas harap dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
  • Besar harapan saya, semoga lamaran ini Bapak terima.
Salam Penutup

Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya,

Wasalam, salam takzim, dan sebagainya.

Pengirim surat

Merupakan pihak yang bertanggung jawab terhadap atas surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan.

Tembusan

Tembusan adalah pihak yang mendapatkan tebusan atau salinan surat selain yang dialamatkan. Tebusan ini boleh digunakan atau tidak bergantung pada surat tersebut membutuhkan tebusan atau tidak.

Inisial

Biasanya inisial ditempatkan pada bagian kiri bawah tebusan surat (jika ada).

Demikianlah penjelasan mengenai struktur teks surat dinas beserta penjelasannya yang tepat. Semoga bermanfaat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *