Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik dan Fungsinya
paket-wisatabromo.com – Surat dinas adalah surat yang berisi informasi kedinasan yang dikirim dari satu instansi ke instansi lainnya.
Agar informasi dalam surat dinas menjadi efektif, surat dinas harus disusun dengan memperhatikan syarat-syarat dan fungsinya.
Pada kesempatan kali ini akan dibahas mengenai syarat-syarat surat dinas yang baik dan fungsinya.
Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik
Surat dinas sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta menggunakan bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim.
format surat dinas dikatakan menarik jikaletak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan.
Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.
Selanjutnya, surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan.
Sebaliknya, surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Kemudian, bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap.
Selain itu, unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat dinyatakan secara tegas dan tanda baca yang digunakan tepat.
Bahasa surat dinas dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga.
Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik.
Selain itu, bahasa surat tidakmenyinggung perasaan si penerima surat. Hal yang lebih penting lagi adalah surat dinas harus bersih, necis, dan tidak lusuh.
Surat dinas merupakan suatu media untuk menyampaikan informasi. Informasi yang disampaikan secara tertulis dalam surat dapat berupa pernyataan, permohonan, laporan, dan lain-lain.
Informasi akan mencapai sasarannya jika bahasa yang digunakan dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat serta kedudukan penulis dan pembaca surat dinas.
Baca:
- Penyusunan Paragraf dalam Surat Dinas yang Mudah dan Tepat
- Kriteria Kalimat dalam Surat Dinas yang Tepat dan Contohnya
- Penerapan Ejaan yang Disempurnakan dalam Surat Dinas
- Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas dan Contohnya
Fungsi
Berikut ini disajikan mengenai fungsi surat dinas.
1. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih terutama surat-surat perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat instruksi.
5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu,isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
Jika dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat memiliki kelebihan.
Kelebihan itu adalah menguranngi kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena penulis dapat menyampaikan maksudnya dengan sejelas-jelasnya.
selain itu, pembaca dapat membacanya berulang-ulang apabila dirasakan belum mengetahui betul isinya.
Kelebihan yang lain adalah bahwa biaya surat-menyurat yang digunakan relatif lebih murah jika dibandingkan dengan biaya telepon atau telegraf.
Demikianlah pembahasan mengenai syarat-syarat surat dinas yang baik dan fungsinya. Semoga bermanfaat.